7 Documentos necessários para encerrar uma empresa.

Encerrar uma empresa é uma decisão importante que exige cuidado, planejamento e atenção aos detalhes legais.

Muitos empresários acreditam que basta parar de operar ou comunicar à Junta Comercial para considerar o processo concluído.

No entanto, não é bem assim.

O encerramento formal de uma empresa envolve uma série de etapas e a apresentação de diversos documentos em diferentes órgãos, como a Receita Federal, a Junta Comercial, a Secretaria da Fazenda estadual e municipal, além de possíveis exigências junto a sindicatos e outros registros específicos conforme a atividade da empresa.

Pensando nisso, preparamos esse artigo.

Como Advogados Especialistas em Direito Societário, explicamos 7 Documentos necessários para encerrar uma empresa.

Confira:

1. Requerimento de empresário ou Distrato Social.

2. Requerimento de baixa na Junta Comercial.

3. Certidões negativas de débitos.

4. Declaração de baixa no CNPJ.

5. Baixa de Inscrição Estadual.

6. Baixa de Inscrição Municipal.

7. Documentos contábeis.

Vamos começar?

1. Requerimento de empresário ou Distrato Social.

Se você decidiu encerrar sua empresa, é essencial compreender que esse processo exige cuidados formais.

Encerrar uma empresa não significa apenas parar de operar.

Exige o cumprimento de etapas legais para que a baixa ocorra de forma definitiva nos órgãos competentes.

Um dos principais documentos exigidos neste processo, no caso das sociedades empresárias limitadas, é o Requerimento de Distrato Social, também chamado de Distrato Social.

O que é o Distrato Social?

O Distrato Social é o documento formal que encerra o contrato social da empresa.

Ele é o equivalente ao contrato de constituição da sociedade, mas com o propósito de dar fim às atividades empresariais e à existência da pessoa jurídica.

Trata-se de um ato jurídico bilateral, em que os sócios, de comum acordo, declaram a extinção da empresa e estabelecem como serão resolvidas as questões patrimoniais e administrativas remanescentes.

É no Distrato que os sócios irão:

● Justificar o motivo do encerramento da sociedade;

● Deliberar sobre a destinação dos bens e ativos da empresa;

● Declarar que não existem passivos trabalhistas ou tributários pendentes (ou como serão resolvidos);

● Designar quem será o responsável por arquivar os documentos da empresa;

● Indicar se houve ou não distribuição de lucros ou prejuízos.

Esse documento deve ser elaborado de forma precisa e refletir fielmente a situação da empresa no momento do encerramento.

Onde obter ou elaborar o Distrato Social?

O Distrato Social não é um formulário padronizado.

Ele precisa ser redigido sob medida para a realidade da empresa.

Por isso, o ideal é que ele seja elaborado com o apoio de Advogados Especialistas em Direito Societário em conjunto com o contador da empresa.

A minuta deve observar a estrutura societária, os registros anteriores do contrato social e os aspectos patrimoniais e fiscais da sociedade.

Após a elaboração, o Distrato precisa ser assinado por todos os sócios e registrado na Junta Comercial do estado onde a empresa está sediada.

Esse registro é obrigatório para que a dissolução tenha validade legal.

Por que o Distrato é fundamental para encerrar a empresa?

Sem o Distrato Social, a Junta Comercial não autoriza a baixa do registro da empresa.

Ou seja, mesmo que você encerre as atividades na prática, a pessoa jurídica continuará existindo formalmente e poderá sofrer:

● Cobranças de taxas estaduais e municipais (como TFE, TFA e ICMS mínimo);

● Notificações da Receita Federal por ausência de declarações;

● Inscrição em dívida ativa por débitos tributários não informados;

● Responsabilização dos sócios por obrigações trabalhistas ou civis futuras.

Além disso, enquanto a empresa estiver ativa nos cadastros públicos, os sócios permanecem vinculados a ela.

Isso pode impedir a abertura de novos CNPJs ou atrapalhar financiamentos, certidões e licitações.

A importância de contar com um Advogados Especialistas em Direito Societário no encerramento da empresa

Encerrar uma empresa de forma correta não se resume a dar baixa no CNPJ.

Envolve obrigações legais, contábeis, fiscais e patrimoniais que precisam ser analisadas com cautela.

Um erro no Distrato Social pode gerar prejuízos futuros, inclusive responsabilidade solidária dos sócios por obrigações pendentes.

Um Advogado Especialista em Direito Societário é essencial nesse momento por diversos motivos:

● Elabora o Distrato com segurança jurídica;

● Garante que os interesses de todos os sócios estejam protegidos;

● Analisa eventuais pendências judiciais, contratuais ou tributárias antes do encerramento;

● Atua em conjunto com o contador para alinhar a situação contábil e fiscal da empresa;

● Acompanha o processo de registro e baixa em todos os órgãos públicos.

Contar com Advogados Especialistas em Direito Societário nesse momento evita complicações futuras e assegura que o encerramento da empresa seja feito de forma completa, segura e definitiva.

Um encerramento mal conduzido pode gerar obrigações que perduram por anos, afetando inclusive o seu patrimônio pessoal.

2. Requerimento de baixa na Junta Comercial.

Ao tomar a decisão de encerrar formalmente uma empresa, o empresário precisa entender que isso não ocorre de forma automática.

Mesmo que as atividades tenham cessado na prática, a empresa continuará existindo legalmente enquanto não for registrada sua extinção nos órgãos públicos.

Um dos passos centrais desse processo é o arquivamento do Requerimento de Baixa na Junta Comercial do estado em que a empresa está registrada.

O que é o Requerimento de Baixa na Junta Comercial?

O Requerimento de Baixa é o documento por meio do qual o empresário formaliza o pedido de encerramento da empresa junto à Junta Comercial, que é o órgão responsável pelo registro público de empresas mercantis.

No caso de sociedades empresárias limitadas, o pedido de baixa é feito após o arquivamento do Distrato Social. Já para empresas individuais, é feito com o Requerimento de Empresário, documento que cumpre a mesma função.

Esse requerimento é o que autoriza, de forma legal, a extinção do registro empresarial e a retirada do nome da empresa dos cadastros públicos.

Sem esse procedimento, a empresa continua ativa perante a Junta Comercial, gerando obrigações administrativas e tributárias que podem comprometer o nome e o patrimônio do empresário.

Onde conseguir o Requerimento de Baixa?

O Requerimento de Baixa é feito por meio dos sistemas das Juntas Comerciais estaduais. Cada estado possui sua própria plataforma eletrônica, como a JUCESP (em São Paulo), JUCERJA (no Rio de Janeiro), JUCEB (na Bahia), entre outras.

Por meio do site da Junta Comercial, é possível:

● Preencher a capa do processo eletrônico;

● Selecionar o tipo de ato (extinção ou baixa);

● Anexar os documentos exigidos, como o Distrato Social assinado e as cópias dos documentos dos sócios;

● Emitir a Guia de Recolhimento da taxa de arquivamento;

● Protocolar o pedido.

O ideal é que o requerimento seja elaborado com a ajuda de Advogados Especialistas em Direito Societário, garantindo que todas as informações estejam corretas e os documentos exigidos estejam devidamente organizados.

Por que o Requerimento de Baixa é fundamental?

Sem o deferimento do Requerimento de Baixa pela Junta Comercial, a empresa permanece juridicamente existente.

Isso significa que:

● Continua obrigada a entregar declarações fiscais e contábeis;

● Pode ter o CNPJ suspenso ou inapto pela Receita Federal;

● Pode gerar encargos municipais e estaduais, mesmo que não tenha mais movimentação;

● Os sócios continuam expostos a responsabilidades civis e fiscais pela empresa.

Ou seja, mesmo que a empresa esteja inativa, se o encerramento não for formalizado, ela ainda estará sujeita à fiscalização, autuações e processos administrativos.

A importância de contar com Advogados Especialistas em Direito Societário no processo de baixa

Encerrar uma empresa exige mais do que preencher formulários e apresentar documentos.

É necessário compreender os efeitos jurídicos desse ato, avaliar se há pendências tributárias, trabalhistas, contratuais ou societárias e proteger os interesses dos sócios.

Um Advogado Especialista em Direito Societário pode:

● Orientar na elaboração do Distrato Social ou Requerimento de Empresário;

● Verificar se há pendências judiciais ou administrativas antes da extinção;

● Garantir que todos os documentos estejam em conformidade com as exigências da Junta Comercial;

● Evitar erros no preenchimento do requerimento, que podem levar à rejeição do pedido e atrasos no processo;

● Proteger os sócios contra responsabilidades futuras ao encerrar formalmente a empresa de maneira segura.

Muitos empresários tentam fazer esse processo sozinhos e, por desconhecerem as implicações jurídicas, acabam deixando a empresa com pendências que resultam em protestos, execuções fiscais ou até problemas no CPF dos sócios.

Por isso, se você está planejando encerrar sua empresa, não deixe de buscar orientação jurídica. O encerramento formal e completo da empresa é a única forma de encerrar também suas obrigações legais.

3. Certidões negativas de débitos.

Quando um empresário decide encerrar sua empresa, é comum pensar que basta parar as atividades e solicitar a baixa no CNPJ.

Mas na prática, o encerramento formal exige a apresentação de uma série de documentos perante órgãos públicos, e um dos mais importantes são as Certidões Negativas de Débitos, também chamadas de CNDs.

O que são as Certidões Negativas de Débitos?

As Certidões Negativas de Débitos são documentos emitidos por órgãos públicos para comprovar que a empresa não possui dívidas ou pendências registradas junto àquele órgão, seja de natureza tributária, previdenciária, trabalhista, fiscal ou administrativa.

Essas certidões funcionam como um atestado de regularidade da empresa.

Em outras palavras, é uma forma de declarar que a empresa está “em dia” com suas obrigações legais e não há impedimentos que possam travar o processo de encerramento.

Além das certidões negativas, em alguns casos são emitidas Certidões Positivas com Efeitos de Negativa (CPEN), quando a empresa tem débitos garantidos judicialmente ou parcelados. Ainda assim, essas certidões são aceitas como prova de regularidade.

Por que as CNDs são fundamentais para encerrar uma empresa?

Ao solicitar a baixa da empresa na Junta Comercial, na Receita Federal, na Prefeitura e nos demais órgãos de registro, é comum que seja exigida a apresentação das Certidões Negativas como pré-requisito para a conclusão do processo.

Isso ocorre porque o Estado precisa ter certeza de que, ao ser encerrada, a empresa não está deixando dívidas ativas, obrigações previdenciárias ou tributos em aberto.

Se a empresa tiver débitos em aberto, o encerramento poderá ser indeferido ou bloqueado.

Em alguns casos, a empresa pode até conseguir encerrar os registros societários, mas os débitos permanecem vinculados ao CNPJ e, eventualmente, podem ser transferidos para os sócios, especialmente em casos de dissolução irregular ou fraude contra credores.

Por isso, reunir essas certidões é um passo estratégico para garantir que a baixa da empresa seja realizada com segurança jurídica, sem surpresas futuras.

Principais Certidões Negativas exigidas no encerramento de uma empresa

Abaixo, como Advogados Especialistas em Direito Societário, listamos as principais certidões que normalmente são solicitadas no encerramento formal de uma empresa:

1. Certidão Conjunta da Receita Federal e Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN)

● Comprova: Regularidade fiscal com tributos federais e débitos inscritos na dívida ativa da União;

● Onde obter: Portal e-CAC da Receita Federal ou site da PGFN.

2. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)

● Comprova: Inexistência de condenações em ações trabalhistas com dívidas pendentes;

● Onde obter: Site do Tribunal Superior do Trabalho (TST).

3. Certidão Negativa Estadual

● Comprova: Regularidade perante a Secretaria da Fazenda Estadual, especialmente para empresas com Inscrição Estadual (como comércios e indústrias);

● Onde obter: Site da Secretaria da Fazenda do respectivo estado.

4. Certidão Negativa Municipal

● Comprova: Ausência de débitos com a Prefeitura, como ISS, TFE ou taxas municipais;

● Onde obter: Portal da Secretaria de Finanças do município onde a empresa está sediada.

5. Certidões específicas

Dependendo do ramo da empresa, podem ser exigidas certidões de outros órgãos, como:

● Vigilância Sanitária;

● Meio Ambiente;

● Conselhos de Classe: CREA, CRMV, etc.;

● Dentre outros.

Onde conseguir essas certidões?

Quase todas as certidões mencionadas acima podem ser obtidas de forma eletrônica, diretamente nos portais dos órgãos emissores.

No entanto, cada uma tem requisitos específicos. Algumas exigem:

● A utilização de certificado digital da empresa;

● Informações precisas do CNPJ;

● Situação fiscal regular nos sistemas da Receita ou da Procuradoria.

Por isso, é comum que empresários encontrem dificuldades para acessar todas essas certidões sem orientação de Advogados Especialistas em Direito Societário.

Além disso, quando existe alguma pendência identificada, é necessário providenciar regularização, parcelamento ou defesa administrativa, o que exige análise técnica do caso e atuação jurídica específica.

A importância de contar com Advogados Especialistas em Direito Societário nesse processo

É aqui que entra o papel essencial de Advogados Especialistas em Direito Societário.

A função do advogado não é apenas reunir documentos, mas garantir que o encerramento da empresa seja feito com segurança legal, eliminando riscos futuros para os sócios.

Um Advogado Especialista em Direito Societário pode:

● Analisar a existência de débitos ocultos ou pendências fiscais;

● Verificar se é possível obter certidões positivas com efeitos de negativa;

● Acompanhar processos de regularização antes do encerramento;

● Garantir que o encerramento da empresa não implique em responsabilidade pessoal para os sócios;

● Atuar em conjunto com o contador para alinhar a parte contábil e documental com a estratégia jurídica.

Infelizmente, muitos empresários encerram as atividades na prática, mas deixam a empresa “pendurada” nos sistemas da Receita Federal ou da Junta Comercial, sem dar baixa formal.

O resultado é o acúmulo de obrigações fiscais e, em alguns casos, a responsabilização dos sócios por débitos que poderiam ser evitados com um encerramento bem conduzido.

4. Declaração de baixa no CNPS.

Ao orientar um empresário sobre os passos necessários para encerrar uma empresa de forma regular e sem riscos futuros, é fundamental explicar cada um dos documentos exigidos pelos órgãos públicos.

Um desses documentos é a Declaração de Baixa no CNPS e apesar de menos conhecido por muitos empreendedores, ele é indispensável em determinados casos.

O que é a Declaração de Baixa no CNPS?

Empresas que, em algum momento de sua existência, tenham realizado obras próprias ou que estejam vinculadas a construções, precisam regularizar essas informações junto ao CNPS para poderem solicitar a baixa definitiva da empresa.

A Declaração de Baixa no CNPS, portanto, é um documento que comprova que a empresa não possui nenhuma pendência previdenciária relacionada a obras de construção civil registradas em seu nome.

Onde obter esse documento

A emissão da Declaração de Baixa no CNPS é feita junto à Receita Federal do Brasil.

Mais especificamente, a empresa ou seu representante deve acessar o sistema eletrônico da Receita, por meio do Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC), utilizando certificado digital.

Ali, é possível consultar eventuais obras vinculadas ao CNPJ e, caso não haja pendências, gerar a declaração correspondente.

Em alguns casos, pode ser necessário apresentar documentação adicional, como plantas, alvarás, ARTs (Anotações de Responsabilidade Técnica) e documentos relacionados à obra. Havendo dúvidas ou inconsistências, a Receita pode exigir esclarecimentos ou comprovações adicionais.

Por que esse documento é fundamental para encerrar a empresa?

Sem a regularização das informações no CNPS, o processo de baixa da empresa na Receita Federal pode ser barrado.

Isso ocorre porque a legislação previdenciária considera que obras de construção civil podem gerar contribuições sociais relevantes, como INSS sobre mão de obra, e exige que toda e qualquer pendência esteja quitada antes da extinção do CNPJ.

Além disso, a ausência dessa declaração pode gerar impedimentos no desenquadramento do CNPJ, bloqueios no processo de encerramento perante a Junta Comercial e até mesmo autuações posteriores por omissões de dados relacionados às contribuições previdenciárias.

A importância de contar com Advogados Especialistas em Direito Societário no processo de encerramento

Encerrar uma empresa não é apenas preencher formulários ou dar baixa em um sistema.

Trata-se de um procedimento jurídico-administrativo que envolve a verificação de diversas obrigações acessórias, como a emissão de certidões, declarações e o cumprimento de exigências legais específicas para cada tipo de atividade empresarial.

Um Advogado Especialista em Direito Societário conhece a legislação e os trâmites burocráticos envolvidos.

Ele poderá identificar, com precisão, se a Declaração de Baixa no CNPS é exigida no caso concreto, providenciar a documentação necessária, analisar possíveis pendências previdenciárias relacionadas à empresa e evitar prejuízos ou entraves no processo de extinção.

Além disso, o acompanhamento jurídico evita que o empresário fique exposto a fiscalizações futuras, débitos ocultos ou nulidades no processo de encerramento que possam, inclusive, atingir o patrimônio pessoal dos sócios.

5. Baixa de Inscrição Estadual.

Se você é empresário e está planejando encerrar definitivamente as atividades da sua empresa, saiba que não basta simplesmente parar de vender ou prestar serviços.

O encerramento formal do CNPJ exige uma série de providências legais, e entre os documentos fundamentais nesse processo está a baixa da Inscrição Estadual.

O que é a Inscrição Estadual

A Inscrição Estadual (IE) é o registro da empresa no cadastro do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) da Secretaria da Fazenda do Estado.

Toda empresa que realiza operações de compra, venda, circulação de mercadorias ou prestações de serviço de transporte interestadual e intermunicipal, ou comunicação precisa possuir essa inscrição.

Esse número identifica o contribuinte perante o fisco estadual e permite a emissão de notas fiscais e o recolhimento do ICMS.

O que é a baixa da Inscrição Estadual

A baixa da Inscrição Estadual é o ato formal de cancelar esse registro junto à Secretaria da Fazenda do Estado, quando a empresa decide encerrar suas atividades.

Em outras palavras, é a comunicação oficial ao fisco estadual de que a empresa não irá mais exercer suas atividades comerciais ou de serviços sujeitas ao ICMS.

Esse procedimento é necessário mesmo que a empresa esteja inativa ou sem movimento.

O simples fato de ter uma IE ativa já gera obrigações fiscais, como a entrega de declarações periódicas e, eventualmente, a aplicação de multas em caso de descumprimento.

Onde e como solicitar a baixa da Inscrição Estadual

A baixa da Inscrição Estadual deve ser solicitada diretamente junto à Secretaria da Fazenda do Estado onde a empresa está registrada.

Cada estado possui seu próprio sistema eletrônico, mas o procedimento básico costuma seguir estas etapas:

● Requerimento formal da baixa no sistema da Sefaz (ex: Via RLE ou REDESIM, dependendo do estado);

● Apresentação de documentos da empresa, como contrato social, alterações contratuais, comprovante de baixa do CNPJ e balanço de encerramento;

● Regularidade fiscal: antes de conceder a baixa, a Sefaz faz uma análise da situação tributária da empresa, verificando pendências ou débitos de ICMS;

● Em alguns casos, pode ser exigida uma auditoria fiscal ou apresentação de livros contábeis.

Após a análise e regularização de eventuais pendências, a Sefaz emite um comprovante de baixa da Inscrição Estadual.

Por que a baixa da Inscrição Estadual é essencial para encerrar uma empresa

A baixa da IE é uma das etapas obrigatórias do encerramento empresarial.

Sem ela, o CNPJ não será efetivamente baixado na Receita Federal por meio da Junta Comercial, e a empresa continuará ativa do ponto de vista fiscal e jurídico.

Consequências de não realizar essa baixa incluem:

● Multas por não cumprimento de obrigações acessórias estaduais;

● Geração de dívidas fiscais com ICMS;

● Impossibilidade de concluir a baixa definitiva na Junta Comercial e na Receita Federal;

● Responsabilidade pessoal dos sócios por eventuais dívidas tributárias.

Por isso, esse é um dos documentos-chave que deve constar no processo de encerramento da empresa, ao lado da baixa do CNPJ, distrato social e certidões negativas de débitos.

A importância de contar com Advogados Especialistas em Direito Societário no encerramento da empresa

Encerrar uma empresa não é apenas um procedimento burocrático.

Trata-se de uma dissolução jurídica, contábil e fiscal completa, que exige a observância de leis federais, estaduais e, em alguns casos, municipais.

É nesse momento que a assessoria de um advogado empresarial se torna essencial. Um profissional qualificado:

● Avalia a situação jurídica e tributária da empresa;

● Identifica pendências ocultas ou riscos fiscais que podem gerar problemas futuros;

● Coordena os atos de encerramento perante todos os órgãos competentes (Receita Federal, Sefaz, Junta Comercial e prefeitura);

● Redige corretamente o distrato social;

● Evita que os sócios sejam surpreendidos com cobranças ou autuações depois de encerrar informalmente as atividades.

Além disso, cada estado tem suas particularidades quanto à baixa da Inscrição Estadual.

Um Advogados Especialistas em Direito Societário saberá navegar pela legislação estadual específica e orientar o processo da forma mais segura e eficiente.

6. Baixa de Inscrição Municipal.

Ao decidir encerrar uma empresa, é fundamental saber que o processo não termina com o fechamento da porta do estabelecimento ou com o arquivamento do distrato social na Junta Comercial.

Existem diversas obrigações legais e burocráticas que precisam ser cumpridas. Uma delas, muitas vezes negligenciada, mas obrigatória, é a baixa da inscrição municipal.

O que é a Inscrição Municipal

A inscrição municipal é o registro que a empresa mantém perante o município onde está estabelecida, vinculado principalmente à Secretaria Municipal da Fazenda ou ao setor responsável pela tributação municipal.

Esse registro é obrigatório para empresas que prestam serviços, já que é por meio dele que o município cobra o Imposto Sobre Serviços (ISS).

Sem essa inscrição ativa, a empresa não consegue, por exemplo:

Emitir notas fiscais de serviços eletrônicas (NFS-e);

Regularizar alvarás ou comprovar regularidade junto ao fisco municipal.

Portanto, é um dos cadastros que toda empresa prestadora de serviços obrigatoriamente possui.

O que é a Baixa da Inscrição Municipal

A baixa da inscrição municipal é o pedido formal para encerrar esse registro junto à Prefeitura.

Ou seja, ao solicitar essa baixa, o empresário informa ao município que a empresa não prestará mais serviços e, portanto, não haverá mais incidência do ISS ou de qualquer outra obrigação acessória municipal.

Onde conseguir

A baixa da inscrição municipal deve ser solicitada diretamente na Prefeitura do município onde a empresa está sediada, normalmente no setor de cadastro mobiliário, departamento de tributos ou Secretaria da Fazenda Municipal.

Em muitas cidades, o processo pode ser feito de forma eletrônica, por meio do portal da prefeitura, mas há municípios que ainda exigem o protocolo presencial, com entrega de documentação.

Documentos normalmente exigidos

Cada município pode adotar suas próprias exigências, mas em geral são requeridos:

● Requerimento de baixa preenchido;

● Distrato social ou documento de extinção da empresa (comprovadamente registrado na Junta Comercial);

● Cópia do CNPJ baixado ou em processo de baixa;

● Certidão negativa de débitos municipais;

● Últimas notas fiscais emitidas;

● Declarações fiscais de encerramento de atividades.

Por que a baixa da inscrição municipal é fundamental para encerrar a empresa

Sem essa baixa, o município continuará considerando a empresa ativa e poderá cobrar impostos e multas por obrigações acessórias não cumpridas, como a não entrega de declarações de ISS ou a ausência de pagamento de tributos municipais.

Ou seja, mesmo que você tenha encerrado suas atividades de fato, a ausência da baixa municipal mantém a empresa "viva" perante o fisco municipal, gerando pendências e problemas futuros, inclusive para os sócios.

Além disso, algumas Juntas Comerciais ou Receita Federal exigem a comprovação da regularidade fiscal municipal para concluir o processo de baixa cadastral do CNPJ.

Portanto, negligenciar esse passo pode inviabilizar a baixa completa da empresa em todos os órgãos públicos.

Importância de contar com Advogados Especialistas em Direito Societário

Contar com o apoio de Advogados Especialistas em Direito Societário durante o encerramento da empresa é essencial para evitar erros e prejuízos.

Muitos empresários acreditam que dar baixa na Junta Comercial e encerrar o CNPJ é suficiente.

No entanto, deixar pendências com a Prefeitura pode acarretar em dívidas futuras, impedimentos legais, inclusão em dívida ativa e até bloqueios judiciais.

Um Advogado Especialista em Direito Societário acompanha cada etapa do processo, verifica os documentos exigidos em cada órgão, regulariza eventuais pendências anteriores e garante que o encerramento da empresa ocorra de forma definitiva e segura, sem riscos ocultos.

7. Documentos contábeis.

Quando um empresário decide encerrar definitivamente as atividades da sua empresa, é fundamental entender que o processo não se limita à entrega de um formulário ou à comunicação à Junta Comercial.

Um dos pilares desse procedimento é a documentação contábil. Sem ela, o encerramento pode ser indeferido, gerar pendências com o Fisco e até responsabilizações futuras para os sócios.

O que são os documentos contábeis no encerramento de empresa?

Os documentos contábeis são aqueles elaborados pelo contador da empresa que retratam a situação financeira e fiscal da pessoa jurídica.

No momento do encerramento, eles comprovam que a empresa está regular perante o Fisco, não possui dívidas tributárias, e que todas as obrigações acessórias foram devidamente cumpridas.

Os principais documentos contábeis exigidos para dar baixa em uma empresa são:

● Balanço patrimonial de encerramento: Documento que mostra o patrimônio da empresa na data do encerramento das atividades. Indica ativos, passivos e o patrimônio líquido;

● DRE – Demonstração do Resultado do Exercício: Relatório que resume as receitas, despesas e o resultado (lucro ou prejuízo) da empresa até a data da baixa;

● Livro Diário atualizado e autenticado: Documento que registra, cronologicamente, todos os fatos contábeis da empresa. Para encerrar uma empresa, é preciso apresentar o livro até o último lançamento referente à data de extinção;

● Certidão negativa de débitos junto à Receita Federal (CND): Embora não seja um documento contábil por si só, depende da regularidade contábil e fiscal para ser emitida. Ela é indispensável para comprovar que não há pendências tributárias federais;

● Obrigações acessórias entregues (como SPED, ECD, ECF e DCTF): A empresa deve estar em dia com todas as obrigações fiscais e contábeis periódicas até o encerramento. A ausência de alguma delas pode travar o processo de baixa.

Onde conseguir esses documentos?

Esses documentos devem ser elaborados e organizados pelo contador da empresa.

É ele quem possui os lançamentos, arquivos fiscais e relatórios necessários.

Por isso, é essencial que o empresário mantenha a contabilidade atualizada até a data do encerramento.

Por que os documentos contábeis são fundamentais para encerrar uma empresa?

O encerramento formal da empresa só acontece quando todos os órgãos envolvidos, Junta Comercial, Receita Federal, Secretaria da Fazenda estadual ou municipal, e outros, conforme o caso, reconhecem que a pessoa jurídica não possui pendências.

Sem a documentação contábil, o processo de baixa não anda.

E mais: A empresa pode ser mantida ativa nos cadastros públicos mesmo sem exercer atividades, o que gera a continuidade das obrigações fiscais, multas por omissões e, em certos casos, a responsabilização dos sócios, inclusive com a desconsideração da personalidade jurídica.

Além disso, a falta de encerramento formal pode impedir o empresário de abrir outra empresa no futuro, obter financiamentos ou participar de licitações.

A importância de contar com Advogados Especialistas em Direito Societário no encerramento empresarial

Muitos empresários acreditam que o contador resolve tudo.

No entanto, o encerramento de uma empresa envolve diversas áreas do direito: tributário, societário, contratual e, em certos casos, trabalhista.

O Advogado Especialista em Direito Societário atua para garantir que todo o processo ocorra de forma segura e sem riscos futuros.

É o Advogado Especialista em Direito Societário quem vai:

● Verificar a existência de cláusulas no contrato social que exijam procedimentos específicos para dissolução;

● Analisar os riscos de responsabilidade dos sócios em caso de dívidas ou passivos ocultos;

● Acompanhar o distrato social e os atos formais de extinção na Junta Comercial;

● Orientar sobre eventuais processos judiciais que possam interferir no encerramento;

● Coordenar o trabalho entre contador, sócios e órgãos públicos, garantindo que toda a documentação , inclusive a contábil, esteja adequada para a baixa definitiva.

Conclusão

Encerrar uma empresa não é simplesmente “fechar as portas”.

É um processo técnico, cheio de formalidades legais, fiscais e contábeis, que exige atenção e documentação adequada.

Como vimos ao longo deste artigo, cada etapa exige documentos específicos:

● Requerimento de empresário ou Distrato Social

● Requerimento de baixa na Junta Comercial

● Certidões negativas de débitos

● Declaração de baixa no CNPJ

● Baixa de Inscrição Estadual

● Baixa de Inscrição Municipal

● Documentos contábeis

Sem esses documentos, o encerramento não será considerado completo e a empresa pode continuar com obrigações fiscais, tributárias e até trabalhistas em aberto, mesmo sem operar.

Por isso, é essencial contar com Advogados Especialistas em Direito Societário para analisar o seu caso individual e resguardar todos os seus direitos.

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Se você está planejando encerrar sua empresa, estamos aqui para ajudar.

Isso vai garantir que todas as exigências legais sejam cumpridas corretamente, evitando problemas futuros com a Receita Federal, Junta Comercial, prefeitura e outros órgãos envolvidos.

Até o próximo post.