Prazos de Validade de Certidões para Licitações Públicas

Para participar de um processo de licitação, é importante que se envie toda documentação exigida no edital e que esta esteja dentro do prazo de validade.

As certidões que são requeridas no processo de licitação possuem prazos de validade diferentes, de acordo com a legislação e as regras do edital, o que significa que podem variar a depender do processo licitatório.

A determinação destes prazos tem como objetivo garantir a atualização e a veracidade das informações fornecidas pelos participantes da licitação.

A importância das certidões para as licitações

As certidões são utilizadas para se atestar a situações fiscal, trabalhista, financeira e legal da empresa que esteja participando do processo licitatório.

De tal modo, a sua exigência é um modo da Administração Pública garantir que os participantes da licitação atendem os requisitos específicos e estejam em conformidade com a legislação.

Em relação aos prazos de validade das certidões, estes podem variar conforme a legislação e as normas da licitação previstas em edital. Portanto, é preciso que se realize uma leitura atenta a todo edital, de modo a verificar quais os prazos lá definidos e se manter atualizado em relação à legislação que trata do tema.

É de responsabilidade do participante manter as certidões atualizadas durante todo o processo licitatório. Se houver certidões que se encontram vencidas ou desatualizadas, isso pode levar à inabilitação da empresa no processo ou à perda do contrato, caso a empresa tenha sido vitoriosa.

Os tipos de certidões requeridas nas licitações

As certidões têm como objetivo de atestar a situações fiscal, trabalhista, financeira e legal da empresa. Assim, abaixo trazemos as certidões que costumam ser requeridas nos processos licitatórios e seus prazos de validade legais:

Certidão Negativa de Débitos (CND): certidão de regularidade fiscal perante a Fazenda Nacional, expedida conjuntamente pela Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil (RFB) e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN), referente a todos os créditos tributários federais e à Dívida Ativa da União (DAU) por elas administrados. Esta certidão costuma ter validade de 180 dias;

Certidão de Regularidade Fiscal (CRF): tem como objetivo certificar a regularidade da conta individual do trabalhador no FGTS e a transferência dos depósitos mensais deste fundo para a Caixa Econômica. Esta certidão costuma ter validade de 180 dias;

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT): tem como objetivo comprar a regularidade e existência de débitos trabalhistas, sendo emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST). Esta certidão tem validade de 180 dias;

Certidão de Regularidade do INSS: esta certidão tem validade que costuma a variar a depender da especificação do edital, mas pode ter prazo de 180 dias;

Outras certidões que podem ser requeridas: Certidão de Regularidade do FGTS para obras, a Certidão de Registro Cadastral (CRC), entre outras, podem ter prazos diferentes de validade. É necessário verificar todas as certidões que estão sendo pedidas em edital e os seus respectivos prazos de validade.

Apesar da previsão dos prazos acima, é possível que estes passem por alterações por mudanças na legislação e a depender das normas específicas dos editais de licitação. Assim, é de extrema importância a leitura atenta do edital e que você se mantenha atualizado quanto à legislação que trata do tema.

O que pode ocorrer se as certidões não forem renovadas?

Se houver certidões que se encontram vencidas ou desatualizadas, isso pode levar à inabilitação da empresa no processo ou à perda do contrato, caso a empresa tenha sido vitoriosa.

Portanto, a renovação das certidões é um procedimento essencial para garantir que os fornecedores estejam em conformidade com as exigências do processo licitatório.

Quando se deve renovar as certidões

O primeiro passo é verificar o prazo de validade de cada certidão, pois podem possuir um prazo diferenciado a depender da legislação ou das normas do edital da licitação. O prazo de validade geralmente varia entre 30 e 180 dias, mas pode ser maior.

É recomendável que o processo de renovação seja iniciado aproximadamente 30 dias antes do vencimento das certidões, pois isto garante que há tempo suficiente para a coleta da documentação necessária e para a submissão do pedido de renovação.

Por fim, é essencial que seja feito um monitoramento regular das certidões e seus prazos de validade, indicando-se que se defina um calendário ou sistema de monitoramento.

Como é feita a renovação das certidões?

O procedimento de renovação das certidões vai depender do órgão emissor e de suas regulamentações específicas, que podem variar do estado ou município.

Trazemos abaixo algumas das etapas gerais que devem ser seguidas:

1. Verificação dos requisitos: verificação dos documentos e informações que são necessários, de acordo com a regulamentação mais atualizada, para a renovação de cada certidão;

2. Coleta da documentação conforme solicitado pelo órgão emissor;

3. Acesso ao portal do órgão emissor: a maioria dos órgãos emissores realização a expedição e renovação de certidões online. Assim, deve-se acessar cada Portal e seguir as instruções lá definidas;

4. Preenchimento de formulários: certifique-se que todos os campos estão sendo preenchidos de forma precisa e completa;

5. Anexar a documentação exigida: conforme as instruções do órgão emissor;

6. Acompanhamento do status: verificar o andamento do procedimento de forma regular no portal do órgão emissor, de modo a garantir que não haja pendências;

7. Pagamento de taxas, se necessário: para a emissão e renovação de algumas certidões pode ser preciso realizar o pagamento de alguma taxa ao órgão emissor;

8. Guarda dos comprovantes: é essencial que se guarde todos os comprovantes de solicitação e pagamento, assim como a documentação enviada, pois podem ser necessários para prova de conformidade.

A renovação das certidões é um processo contínuo que deve ser tratado com cuidado e atenção.